tl;dr: Analoge Whiteboards bieten unschlagbare Vorteile für kollaboratives Arbeiten – doch was passiert danach? Mit KI-gestützter Transkription, einem YAML-Parser und einem selbst entwickelten Visual Editor (VisEd) entsteht ein vollständiger Workflow: Workshop-Ergebnisse werden nicht nur digitalisiert, sondern bleiben editierbar, maschinenlesbar und sind im Arbeitsalltag sofort nutzbar.
Die Kraft des Haptischen: Warum analoge Tools unverzichtbar bleiben
Neulich hatte ich wieder die Freude, ein Team von Kolleg*innen durch ihre Klausur zu begleiten. Es ging um Prozessanalyse (für die bevorstehende KI-gerechte Aufbereitung) und die Planung des verbleibenden Jahres. Meine Aufgabe war es, den Raum zu öffnen für die unbestreitbaren Vorteile physischer Treffen: gemeinsam haptisch zu arbeiten und im echten Austausch zu stehen. Flipchart, Whiteboard und meine 3×3-Matrix sind und bleiben dabei meine Arbeitsmittel der Wahl.
Sie schaffen das, was unter Visual Facilitator*innen als „dritter Ort“ bekannt ist. Wo „Du und ich“ gemeinsam arbeiten oder worüber wir in den Dialog gelangen. Trotz digitaler Lösungen wie Miro & co. kann und will ich darauf nicht verzichten.
Ein bekanntes Problem: Was passiert nach dem Workshop?
Und doch bleibt ein Problem: wie damit weitermachen, wenn der Workshop, die Sitzung, die Klausur beendet ist? Ganz früher™ stand das Whiteboard noch für Wochen und Monate im Gemeinschaftsbüro oder bei der Führungskraft herum. Mehr oder weniger beachtet. Dann kam das „Fotoprotokoll“, leider viel zu oft ein PDF mit Aufnahmen der Wände und Flipchart-Poster. Mit etwas Glück gab es Ressourcen für die Transkription oder man musste sich selbst die Mühe machen, Handschrift in digitalen Text zu übersetzen.
KI als Game-Changer: Handschrift erkennen und Strukturen verstehen binnen Sekunden
Ralf Stockmann (https://chaos.social/@rstockm) hat gezeigt, dass moderne LLMs inzwischen (genauer: ungefähr seit Gemini 3.1) alle nötigen Fähigkeiten vereinen: Handschriften erkennen; Muster identifizieren; Cluster, Verbindungen, Prozesse verstehen; etc. – ich habe seinen Prompt-Vorschlag sofort getestet und war von den Ergebnissen begeistert: https://pad.wolkenbar.de/whiteboard_prompt
Die nächste Herausforderung: Ergebnisse nicht bloß dokumentieren, sondern direkt nutzen
Doch für die o.g. Teamklausur wollte ich einen Schritt weiter gehen. Das Team sollte die gemeinsam erreichten Ergebnisse nicht bloß in einer Datei ablegen, sondern sofort damit arbeiten können – schließlich hat man trotz der Kraft des Haptischen und des Momentums der Präsenz meistens noch weitere Ideen und Ergänzungen oder möchte den Faden im Alltag sogleich aufnehmen.
Die Lösung: Parser und Visual Editor
Mit etwas Vibecoding war ich in der Lage, Ralfs Prompt um zwei weitere Schritte zu ergänzen:
- Parser: eine Übersetzung der Whiteboard-Analyse in ein standardisiertes Format (YAML);
- Visual Editor (VisEd): ein Programm, um dieses Format zu visualisieren und editierbar zu machen.
Hier eine Demo-Version, das vollständige Programm gibt es weiter unten zum Download.
VisED kann unterschiedliche Logiken visualisieren und editierbar machen: horizontale oder vertikale Abläufe (z.B. Prozesse oder Workflows); Matrizen mit beliebig vielen Zeilen und Spalten; Zeitstrahlen für die Jahresplanung… Und weil mir der Editor-Modus so gut gefallen hat, habe ich gleich noch die Möglichkeit eingebaut, ohne den Zwischenschritt des Parsers direkt im Editor neue Boards zu erstellen (inkl. Templates).
Der komplette Workflow im Überblick
Daraus ergibt sich folgender Workflow: Ich lasse mir ein oder mehrere Whiteboards von der KI transkribieren -> Der Parser erstellt ein YAML-Dokument. Dafür kombiniere ich einen eigenen Prompt mit einem Template für die KI. -> Das Team erhält zwei Dateien: meinen VisEd als stand-alone html-Datei sowie die YAML-Datei. -> das Team startet den VisEd, lädt die YAML-Datei und erhält eine strukturierte Visualisierung des ursprünglichen Boards. -> Wenn etwas verändert werden soll, wechseln sie in den Editor-Modus, nehmen ihre Ergänzungen vor und speichern ein aktualisiertes YAML-Dokument.
Fertig ist der Round-Trip :)
Fazit
Das Team ist unmittelbar nach der Klausur voll handlungsfähig und die Ergebnisse bleiben im digitalen Alltag relevant, verständlich und nutzbar. Dank YAML-Format sind sie außerdem maschinenlesbar, können also auch von einer beliebigen KI verarbeitet werden.
Wer das selber ausprobieren möchte, kann sich hier alles Nötige in einem ZIP-Archiv herunterladen: